Cómo organizar la información de tu encuesta en 6 pasos (2024)

Ya sea que quieras conocer la experiencia de compra de tus clientes, estudiar el mercado de un nuevo producto o detectar áreas de oportunidad en el espacio de trabajo, las encuestas son perfectas si son elaboradas bajo estos objetivos. Sin embargo, diseñarlas no es una tarea sencilla y su proceso de creación requiere atención y claridad en los resultados que obtengan.

Descubre qué elementos debes considerar a la hora de diseñar encuestas y cómo organizar la información para hacer de esta herramienta la mejor aliada para alcanzar tus metas.

1. Define los objetivos de la encuesta

Al diseñar una herramienta de investigación es necesario saber qué resultados se esperan obtener, cuál será su utilidad y por qué ese método es el correcto para obtener información.

Las encuestas son especialmente útiles cuando queremos obtener datos de una gran cantidad de personas y cuando el valor de sus respuestas no radica principalmente en la opinión individual, sino en el comportamiento de la mayoría de los entrevistados.

Por ejemplo, si tu interés es comprender las necesidades y experiencias de cada individuo en particular y tienes los recursos y el tiempo para llevarlo a cabo, las entrevistas pueden ser un mejor conducto para obtener la información que buscas.

Para establecer la utilidad de la encuesta deberás responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué información espero obtener de estas preguntas?
• ¿Cómo puedo obtenerla?
• ¿Para qué la utilizaré?

Una vez que hayas resuelto estas cuestiones podrás crear preguntas esenciales para tu encuesta. Asimismo, podrás crear una estructura preliminar de cuestionario y un proyecto de valoración de resultados al final del proceso. En los siguientes pasos veremos cómo estas preguntas te ayudarán a organizar la información de esta herramienta.

2. Establece parámetros cuantificables y traduce la información cualitativa

La información cualitativa es tan importante como los datos cuantificables. Sin embargo, como hemos revisado, las encuestas no son especialmente útiles para aprovechar el gran valor de los datos cualitativos. Esto se debe a que una encuesta debe facilitar información de rápido análisis y generalmente la información puramente cualitativa es difícil de analizar.

En caso de que quisieras conocer una opinión de tus clientes, la experiencia de tus trabajadores o las necesidades del mercado exclusivamente desde un punto de vista cualitativo, tendrías que dedicar mucho tiempo para revisar debidamente las respuestas de cada individuo de tu universo de encuestados. Esto entorpecería el proceso y consumiría rápidamente tus esfuerzos y energía.

Sin embargo, las encuestas sí pueden cuantificar la información cualitativa. Crear parámetros numéricos es una buena opción para hacer más eficiente la valoración de preguntas, así como para establecer respuestas predeterminadas que pueden elegir los encuestados.

Para llevar a cabo este proceso puedes optar por alguno de estos tipos de preguntas:

• Utiliza valores numéricos (como la evaluación en la calidad de servicio del 0 al 10 o la probabilidad de compra de un producto del 10 % al 100 %).
• Establece parámetros que tengan un valor cuantificable (tipo escala de Likert: siempre, frecuentemente, ocasionalmente, casi nunca, nunca, etc.) para valorar las respuestas que comunican la frecuencia de consumo de un producto o que aborden problemas que tú mismo has detectado y con la que los encuestados se pueden identificar.

Las preguntas de opción múltiple o de casillas son excelentes para este proceso. Además, este tipo de preguntas son más amigables con los encuestados y les quitan menos tiempo.

3. Utiliza la información para dirigir a tu público

Si estableces respuestas predeterminadas a tus preguntas estarás dirigiendo a tu público hacia la obtención de la información que buscas. Optar por incluir respuestas que podrías esperar de los encuestados hace que ellos elijan la opción que más se ajusta a su experiencia u opinión, por lo que estos datos adquieren un mayor valor para tu empresa.

Dirigir al público implica, además, diseñar la encuesta de modo que sea fácil de resolver y que los encuestados sepan cómo tienen que hacerlo. Por ello, una buena encuesta debe comenzar con un mensaje de bienvenida, así como una serie de instrucciones para el llenado del instrumento o, si es presencial, con algunas indicaciones de qué tipo de respuestas esperas obtener.

Además puedes incluir algún aviso de privacidad o una breve descripción de los objetivos de la encuesta. Esto servirá para que el público al que te diriges te dé información que considere útil para aquello que quieres evaluar.

4. Ve de lo general a lo específico

Al resolver encuestas el público no suele obtener alguna ganancia o beneficio inmediatos, por lo que debes diseñar el instrumento para ser lo más amigable con los encuestados y para no perder su atención.

No solo debes organizar las preguntas y respuestas de acuerdo con tus intereses, sino que debes hacer que los encuestados disfruten la resolución de las preguntas. Los siguientes consejos pueden ayudarte a crear una buena estructura de encuesta:

• Establece bloques de preguntas por áreas de interés o temáticas que comunicarás de antemano a los encuestados. Estos bloques te facilitarán analizar asuntos por separado.
• Emplea un esquema de preguntas más generales a preguntas más específicas. Esto no significa que tu instrumento deba ser largo y complejo, sino que puedes desprender preguntas secundarias de una pregunta principal. Este tipo de encuestas hacen que las audiencias no pierdan la atención y que sus respuestas sean consistentes y lógicas.
• Filtrar al público. Muchas veces el público al que nos dirigimos no cumple con las características deseables para una encuesta. Si queremos conocer la aceptación de un sabor de goma de mascar y el encuestado no consume este tipo de productos, difícilmente obtendremos información útil. Establecer una pregunta de filtro es conveniente para descartar algunos públicos. Si tu primera pregunta determina no continuar con la entrevista, ahorrarás mucho tiempo.

5. Simplifica contenidos

Al realizar una encuesta queremos obtener la mayor cantidad de información posible. A pesar de que es deseable contar con una gran base de datos, muchas veces es mejor optar por la simplicidad.

Una buena organización de la información y un exitoso diseño de encuestas deben ser concretos y directos; las encuestas cortas tienen el beneficio de ser más fáciles de responder y seguramente un mayor número de personas accederán a colaborar en la investigación y darán respuestas útiles.

Si hay información que puede ser útil, pero que no es esencial para tu encuesta, será mejor dejarla fuera para evitar sobreinterpretaciones.

Por otro lado, debes tener en cuenta la diversidad de personas que responderán tu encuesta. Para ello es recomendable:

• Emplear un lenguaje comprensible para cualquier audiencia.
• Hacer preguntas cortas.
• Diseñar respuestas predeterminadas sencillas para no confundir a los encuestados.

6. Analiza la información

El propósito de cualquier encuesta es obtener información útil para llegar a un objetivo. Por lo tanto, la información que no ha sido interpretada no tiene ninguna utilidad.

Al terminar tu proceso de investigación deberás analizar cómo las respuestas dejan ver áreas de oportunidad para tus productos, retroalimentación sobre los servicios que ofreces o aspectos positivos que hay que impulsar de tu empresa.

Si has implementado los anteriores pasos, el análisis de la información puede ser realmente sencillo. Incluso puedes apoyarte en software que procesa de manera automatizada los datos y que te brindará algunas estadísticas generales de los hábitos, comportamientos y respuestas de tu público. En última instancia deberás usar esta información para los fines que hayas establecido.

Ten en cuenta que la opinión de la gente determina el éxito de una empresa, por lo que darle voz es esencial si quieres responder a sus necesidades y optimizar su relación con tu empresa.

La guía para la creación de encuestas de HubSpot te permite además crear los mejores materiales de investigación, así como definir qué tipo de encuesta es más conveniente emplear. Aplica estos principios y descubre cómo las encuestas pueden ayudarte a llegar al siguiente nivel en la obtención del éxito empresarial.

Publicado originalmente el 08 de febrero de 2022, actualizado el 20 de enero de 2023