La planificación de actividades significa saber gestionar los recursos disponibles y definir las prioridades de la manera más ordenada posible. Entonces, ya sea en nuestro ambiente de trabajo o en la rutina personal, resulta esencial planificarse.
Principalmente para quien desee emprender y tener su propio negocio, ser una persona que planifica todas las etapas de sus actividades es el primer paso para el éxito.
Pero ¿sabías que existen varios tipos de planificaciones?
Si quieres saber más sobre ellas y cómo aplicarlas en tu vida, continúa leyendo y aprende todo lo necesario para planificar tu negocio y otras áreas. ¡Vamos!
VIDEO | 6 pasos para crear un plan estratégico para tu negocio | Hotmart Tips
Índice
¿Qué es la planificación?¿Por qué es importante la planificación de actividades?La planificación estratégica y la matriz FODAVentajas de hacer una planificación de actividades en tu negocio¿Qué es la planificación de actividades personales y cuál es su estructura?¿Cómo hacer una planificación de actividades personales?Consejos para aplicar la planificación en tu vida diaria
¿Qué es la planificación?
Planificación, de acuerdo con el diccionario, es la acción o efecto de elaborar un plan, y determinar las etapas, procedimientos o medios que deben ser usados en el desarrollo de un trabajo, fiesta o evento.
Toda planificación define el presente y prevé cómo se desarrollará el futuro. Es necesario saber exactamente dónde, cómo, por qué, cuándo y cuánto para que el plan tenga éxito.
No existen reglas definidas para planificar algo, pero la mayoría de las personas sigue comúnmente estos pasos:
- Análisis de la situación.
- Formulación de lo que se hará.
- Ejecución del plan.
- Evaluación de los resultados.
¿Por qué es importante la planificación de actividades?
Todos tenemos sueños o queremos conquistar algo. Entonces, a partir del momento en que definimos nuestro objetivo la planificación se hace esencial, porque nos muestra qué hace falta para alcanzarlo efectivamente.
Por ejemplo, si tu sueño es tener tu propio negocio, será necesario que planifiques dónde trabajarás (en una oficina o en casa, por ejemplo), cuál será el modelo de negocio, por qué eliges aquel nicho para emprender, cuándo empezará y cuánto necesitas invertir.
Todo esto permitirá que te organices, planifiques y hagas un cronograma de actividades a realizar a corto, medio y largo plazo.
Lo mismo sirve para objetivos personales, como hacer un viaje internacional, por ejemplo. Dónde será el viaje, cómo irás (en avión, en un crucero…), por qué quieres ir a ese lugar, cuándo irás y cuánto será necesario invertir.
Sin este análisis, tus decisiones serán menos acertadas y más confusas. Al fin y al cabo, no basta con querer algo y esperar que las cosas ocurran como en un pase de magia.
La planificación de las actividades es algo que debe estar siempre presente en la rutina, para que tanto los procesos profesionales como los personales se hagan de modo efectivo y el momento del éxito esté cada vez más cerca.
La planificación estratégica y la matriz FODA
La planificación estratégica es una herramienta de gestión y administración utilizada por empresas y emprendedores no solo para mapear oportunidades y posibles amenazas al negocio, sino también para determinar metas y objetivos futuros.
Una excelente herramienta para hacer esta planificación es el análisis FODA, muy utilizado en el universo corporativo, independientemente del tamaño de la empresa.
A quien desee entrar en el mundo del emprendimiento digital o en cualquier otro sector de negocios, hacer este análisis le ayudará a entender el mercado como un todo, los competidores y las oportunidades a explorar.
Lo que distingue a una buena planificación es la organización y estructuración de lo que se hará. ¡Cuánto más detallada esta sea, más el negocio estará preparado para los futuros desafíos!
Ventajas de hacer una planificación de actividades en tu negocio
La planificación es parte de la rutina de cualquier negocio saludable. Ayuda principalmente en la toma de decisiones importantes, además de ofrecer otros beneficios como los que siguen:
1. Mejor organización en la ejecución de tareas
Con una buena planificación es mucho más fácil organizarse, crear planes y gestionar tus tareas, aumentando así la productividad.
Cuando conoces el flujo de trabajo y qué hace falta para concluir algo, es más fácil finalizar la tarea con éxito.
2. Visión macro del mercado
Si ya hiciste o vas a hacer el análisis FODA, lograrás identificar riesgos y oportunidades de tu mercado.
Esta visión macro y el hecho de planificar con antelación te darán más confianza para darle continuidad al trabajo y lo harán más eficiente.
3. Visión de los recursos disponibles
La planificación de las actividades ayuda a trabajar de acuerdo con los recursos disponibles y puedes modificarlas de acuerdo con los cambios del mercado. Por ejemplo, si estás invirtiendo en marketing de contenido y el algoritmo de Google cambia, será necesario que adaptes tus contenidos a dicho cambio.
4. Disminución de los costos
Sin una planificación consistente, el riesgo de invertir en algo que no va a funcionar es francamente grande. No solo estamos hablando de pérdidas de dinero, sino de tiempo.
Por ello, crea tu plan de acción llevando en cuenta el presupuesto disponible, el tiempo necesario para ejecutar las tareas y qué se puede hacer para optimizar cada uno de sus elementos.
Planificarlo ayuda a huir de proyectos caros, que poco van a contribuir al resultado final.
5. Preparación para los próximos desafíos
Por fin, algo importante de hacer una buena planificación es que te preparas para encarar los desafíos que están por venir, eliminando así buena parte de la ansiedad en el trabajo.
Imagínate que estás entrando en una competición. ¿Quién se saldrá mejor: alguien que se preparó para ello durante mucho tiempo o alguien que nunca se preparó en serio?
¿Qué es la planificación de actividades personales y cuál es su estructura?
Ahora que hemos comprendido la importancia de la planificación estratégica en el mundo de los negocios es hora de entender cómo puede funcionar en nuestra vida personal.
La Planificación Estratégica Personal es un proceso que te exigirá un cierto autoanálisis porque contempla el reconocer cuál es tu esencia y tu misión personal.
Se trata de una definición que puede causar extrañeza de entrada, pero así como en los negocios, entender las fuerzas y debilidades de nuestra vida es muy importante para que podamos caminar hacia la consecución de un determinado objetivo.
La estructura de la la planificación de actividades personales puede verse de la siguiente forma:
- Análisis Situacional (puntos fuertes y débiles, oportunidades y amenazas).
- Misión Personal (objetivos a conquistar).
- Plan de Acciones (que puede ser personal, profesional y/o financiero).
Es un análisis difícil de hacer, principalmente para quien esté empezando a emprender, pues no es nada fácil reconocer los puntos fuertes y débiles de uno mismo.
Pero todos tenemos fuerzas y debilidades, ¿verdad? Y reconocerlas y hacer este autoanálisis es el primer paso para ser una persona mejor en el ambiente personal, profesional y familiar.
Otra forma de hacer este análisis de planificación personal es utilizando nuevamente el análisis FODA, que te ayudará no solo a identificar tus puntos fuertes y débiles, sino también las oportunidades de perfeccionamiento y las amenazas que puedan dificultar tu evolución.
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¿Cómo hacer una planificación de actividades personales?
Con una planificación personal bien hecha, mayores serán las oportunidades de que tus proyectos tengan éxito. Básicamente, el proceso de la planificación de actividades personales es:
1. Definir metas y objetivos
Todo empieza aquí, y es importante que la meta esté bien definida. Por ejemplo, si deseas viajar el próximo año, puedes pensar ya en un lugar.
2. Análisis de la situación
Ya con la meta definida será necesario analizar todos los factores que van a influir en su consumación. Volviendo al ejemplo del viaje, será necesario analizar las finanzas, si hace falta pasaporte, visado, etc.
3. Plazos
Planificación significa ejecución. Tras el análisis, divide la meta en pequeñas tareas y define plazos realistas para cumplirlas.
4. Herramientas de control
Esta parte es esencial para gestionar la planificación. Aquí las opciones son muchas, ya sea a través de aplicativos o de planillas de Excel, por ejemplo, aunque lo más importante es que vayas registrando el avance del proyecto y que sigas motivado hasta el final.
Consejos para aplicar la planificación en tu vida diaria
¿Te das cuenta de cómo la planificación de tareas es algo presente en nuestra vida a un nivel profundo?
Sabemos que es posible conquistar algo sin planificarlo, pero cuando adoptamos un plan de acción para correr tras un objetivo determinado se hace mucho más fácil centrarse y trazar rutas para acortar el camino.
Por último, mira estas 3 ideas, breves pero esenciales, para que la planificación se vuelva algo natural en tu rutina y puedas aprovechar todos los beneficios citados en este post:
1. Sé realista
Ser realista no tiene nada que ver con ser pesimista o no creer en sí mismo. Significa trabajar con una realidad que se puede cambiar, con los recursos disponibles y dentro de un plazo saludable.
Al hacer una planificación, sea para la vida profesional o personal, analiza las posibilidades tangibles. De lo contrario, la sensación de frustración será inevitable y te verás tentado a desistir ante el primer obstáculo.
2. Trabaja los puntos de mejora
Planificar incluye identificar nuestros puntos débiles, como ya hemos dicho. Pero, ¿de qué vale que entiendas estos puntos si no los cambias?
Por ejemplo, si quieres emprender pero tienes comportamientos y pensamientos que potencialmente pueden sabotear tu progreso, será mejor que evalúes y pienses en puntos de mejora hasta que consigas eliminarlos de forma definitiva.
Superar y trabajar los puntos de mejora con inteligencia y resiliencia es un gran paso para que la planificación tenga éxito.
3. Mantén la concentración
El éxito depende directamente de tu compromiso con el objetivo, y mantenerte centrado es algo esencial. Las distracciones están en todas partes y será muy fácil que te desvíes de tu plan de acción a causa de ellas.
Mantenerte centrado no es siempre fácil, pero ayuda, y mucho, a mantener la motivación. Sin embargo es esencial para evitar la procrastinación y alcanzar tus metas.
En el siguiente artículo te enseñaremos técnicas que te ayudarán a mejorar tu concentración,lo que también es un factor fundamental a la hora de conquistar cualquier objetivo. ¡Conócelo y da un paso más para llevar la planificación de tus actividades al próximo nivel!
Este post se publicó originalmente en noviembre de 2019 y se actualizó para contener información más precisa y completa.
Autor
Hotmart,
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