Conoce aspectos básicos que debes tener en cuenta para apoyar a la gerencia en la revisión por la alta dirección del SG-SST.
La revisión por la alta dirección del SG-SST debe realizarse como mínimo una vez al año
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El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.31 establece la obligación de realizar como mínimo una vez al año la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) por parte de la Alta Dirección el cual, debe incluir los 24 puntos que están explícitos en la norma, sin perjuicio de aquellos que se deseen incluir, por ejemplo, unas conclusiones o una asignación de responsabilidades que permitan realizar un seguimiento posterior a lo decidido en la revisión por la alta dirección del SG-SST.
La Resolución 0312 de 2019, al definir los Estándares Mínimos del SG-SST, establece los criterios y modos de verificación de la revisión por parte de la Alta Dirección y le da un valor del 1.25% de los Estándares Mínimos.
La revisión del SG-SST por parte de la Alta Dirección es una actividad enfocada en la toma de decisiones que permitan garantizar la mejora continua del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo y el avance en la implementación del sistema.
Contenido
- Características de la alta dirección
- Diferencias con la rendición de cuentas
- Insumos para la revisión por la dirección
- Rendición de cuentas del SG-SST
- Informes de auditoría
- Revisiones anteriores de la alta dirección
- Planeación estratégica de la empresa
- Estructura de la revisión por la alta dirección
- Condiciones de la revisión por la alta dirección
- Debe realizarse por lo menos una (1) vez al año.
- Es independiente del tamaño de la empresa
- La revisión debe evidenciar el nivel de cumplimiento
- Se debe establecer en qué medida se controlan los riesgos
- La revisión por la Alta Gerencia es integral y programática.
Características de la alta dirección
Cada organización debe determinar quién o quienes conforman la alta dirección de la empresa, teniendo en cuenta la definición contemplada en el artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 de 2015:
“Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa”
El primer aspecto por observar en la definición es que la Alta Dirección puede estar conformada por uno o varios individuos. Es común encontrar que la alta dirección de una empresa u organización sea el representante legal o gerente de la empresa, pero también puede ser un grupo de personas como una junta directiva, una asamblea de copropietarios, un consejo de administración, un comité directivo o una junta de socios.
El segundo aspecto que sobresale en la definición son las acciones de la Alta Dirección enmarcadas en dirección y control, siendo tal vez esta última, la que diferencia a la alta dirección de otros líderes que pueda tener una organización. El control está dado por la capacidad de la Alta Dirección de tomar decisiones y hacer que se ejecuten los planes de acción para cumplirlas.
Si al momento de realizar la revisión por la Alta Dirección – quien quiera que ellos sean – se encuentra que la persona o personas que la realizan no pueden tomar una decisión porque sus funciones no les otorgan autoridad o autonomía sobre el asunto a decidir, o deben consultar la decisión con alguien de mayor jerarquía en la organización, se podría llegar a la conclusión que la revisión por la dirección no la está realizando un verdadero representante de la Alta Dirección o que la delegación, si hubo lugar a ella, fue insuficiente.
Teniendo en cuenta que uno de los objetivos de la revisión anual es la toma de decisiones que afecten a la organización y el manejo de los recursos económicos, humanos, físicos y tecnológicos existentes o futuros, lo lógico es que quienes la realicen sean verdaderos agentes de liderazgo y control en la organización, dado que deberán definir asuntos tales como el presupuesto de seguridad y salud en el trabajo, la contratación de personal o contratistas, cambio de Administradora de Riesgos Laborales (ARL), sanciones a trabajadores y otros temas que forman parte de los requisitos que deben ser evaluados por la Alta Dirección.
Diferencias con la rendición de cuentas
No se debe confundir la rendición de cuentas del SG-SST con la revisión por la alta dirección del SG-SST, son dos documentos diferentes con objetivos diferentes y determinan momentos diferentes.
La rendición de cuentas es el documento por medio del cual quienes tienen responsabilidades en el SG-SST rinden cuentas, es decir, para cada una de las responsabilidades asignadas exponen si cumplieron los objetivos, dan detalles de las situaciones más importantes que se presentaron durante el periodo de la rendición de cuentas, resumen las tareas realizadas y si no se cumplieron los objetivos explican por qué sucedió. La rendición de cuentas es una mirada al pasado del SG-SST.
«La rendición de cuentas es una mirada al pasado del SG-SST»
La revisión por la alta dirección es la actividad en la cual la alta dirección con el apoyo del área de seguridad y salud en el trabajo estudia los diferentes insumos que se le presentan comola rendición de cuentas del sistema de gestión, los informes de auditoría, revisiones anteriores de la alta dirección, la planeación estratégica de la empresa, entre otros y toma decisiones que afectan la planeación futura del SG-SST. La revisión por la alta dirección son decisiones para el futuro del SG-SST.
«La revisión por la alta dirección son decisiones para el futuro del SG-SST».
Insumos para la revisión por la dirección
La revisión por la alta dirección debe tener una preparación previa por parte del personal que administra el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización, con el fin de que al momento de la revisión se cuente con toda la información necesaria para que la Alta Dirección pueda tomar decisiones.
Con anterioridad a la revisión por la Alta Dirección, el administrador, líder o encargado del SG-SST debe haber elaborado un documento borrador de la revisión que facilite a la Alta Dirección cumplir con su responsabilidad y haber realizado un análisis previo de las situaciones en las cuales es necesario tomar decisiones con respecto a la seguridad y la salud en el trabajo.
Rendición de cuentas del SG-SST
La rendición de cuentas es el medio a través del cual quienes tienen responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo presentan cómo ha sido su desempeño. El administrador, líder o encargado del SG-SST, debe realizar como mínimo una vez al año, un documento que permita conocer el avance en la implementación del sistema de gestión, el cumplimiento legal, las actividades realizadas, los resultados de los indicadores y toda la información necesaria para que la Alta Dirección y las partes interesadas puedan tener acceso a un resumen del estado de la seguridad y la salud en la organización.
Este informe de rendición de cuentas puede estar acompañado de sugerencias de mejora del sistema, opciones disponibles para abordar no conformidades y recomendaciones para disminuir la accidentalidad y las enfermedades laborales en la empresa, de esta forma, la Alta Dirección podrá realizar una rápida revisión del sistema de gestión, tomar en cuenta las sugerencias plasmadas en el informe y a partir de él alimentar la revisión anual.
Al respecto no hay que perder de vista que la Alta Dirección no es experta en salud ocupacional y seguridad industrial, por lo cual la persona o grupo de personas a cargo del SG-SST debe llevar a estas reuniones toda la información necesaria para permitir una rápida toma de decisiones por parte de la Alta Dirección y que ésta sea propositiva.
Iniciar una revisión por la dirección sin alternativas de solución sino únicamente con problemas del sistema es una mala práctica de administradores del SG-SST y algunos profesionales o especialistas en seguridad y salud en el trabajo que hace tedioso el ejercicio de construcción de la revisión anual, por eso, tener a mano una adecuada rendición de cuentas del SG-SST aprovechará de mejor manera el tiempo que la alta dirección dedique a la revisión del sistema.
Informes de auditoría
Los informes de las auditorías realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ya sean propias o realizadas por externos, son para la alta dirección una mirada objetiva del estado del sistema de gestión de la organización.
Las no conformidades encontradas, las observaciones y recomendaciones del equipo auditor ofrecerán a la Alta Dirección información adecuada para la toma de decisiones y la definición de prioridades en salud ocupacional y seguridad industrial.
Revisiones anteriores de la alta dirección
Las revisiones anteriores de la Alta Dirección deben estar disponibles para ser consultadas en cualquier momento, incluso si las personas que conforman la Alta Dirección no han cambiado. Las decisiones tomadas por la Alta Dirección quedan justificadas en su revisión anual, y por ello contar con revisiones anteriores permitirá a la gerencia de la empresa determinar si los supuestos tenidos en cuenta en las decisiones tomadas en el pasado siguen vigentes o si las condiciones del personal, la empresa o el país han cambiado.
Si el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o el vigía en seguridad y salud en el trabajo, la Administradora de Riesgos Laborales u otras partes interesadas remitieron observaciones o recomendaciones a la Alta Dirección sobre revisiones previas, estas deben estar disponibles y tenerse en cuenta en el nuevo ciclo de revisión.
Planeación estratégica de la empresa
El área de seguridad y salud en el trabajo de las organizaciones usualmente se encuentra alejada de los aspectos misionales de la empresa y no participa de las actividades de planeación estratégica, sin embargo, las decisiones gerenciales sobre el rumbo de la organización pueden afectar el plan de trabajo anual en seguridad y la salud en el trabajo.
Durante la revisión por la Alta Dirección, se espera que se comparta con el administrador, encargado o líder del SG-SST los principales cambios que tendrá la organización en el siguiente periodo para evaluar el impacto de estos y de ser necesario, proponer acciones a la alta dirección para abordarlos.
Supongamos que dentro de la planeación estratégica de una organización está crecer a nivel nacional, creando un centro de trabajo en cada ciudad principal del país. Al ser comunicada esta información al grupo de seguridad y salud en el trabajo, se identificará que ese crecimiento en sedes y personal tendrá un impacto en el cronograma de actividades y en el presupuesto y solicitarán a la Alta Dirección que autorice un incremento en la asignación de recursos económicos y humanos del sistema o prevea el impacto que significa el crecimiento de la empresa respecto del SG-SST.
Estructura de la revisión por la alta dirección
La revisión por la Alta Dirección debe quedar documentada. En el artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019, se establece que el modo de verificación incluye solicitar el documento donde conste la revisión anual por la alta dirección, por lo cual, aunque se pueden utilizar otros medios, al final la mejor práctica será tener un documento escrito, que contenga la firma autógrafa o electrónica de la persona o personas que realizan la revisión.
Dependiendo de la cultura de la organización, también se puede realizar de forma verbal, por medio de una grabación en audio o video en la cual se evidencia que la gerencia realizó la revisión y se tomaron las decisiones con respecto al SG-SST y posteriormente se realiza una transcripción de la grabación o un acta de reunión en la cual, con la firma, se evidencia el compromiso de la Alta Dirección.
En una nueva revisión por la dirección o en una auditoría, contar con un documento escrito permite verificar fácilmente que si se realizó la revisión por la alta dirección y tener el contexto completo de todo lo que se decidió para posteriormente verificar las acciones o el cumplimiento de lo allí decidido. Adicionalmente, si cambia la alta dirección facilitará el proceso de empalme y no obligar al nuevo gerente a verse el video que grabó el gerente saliente.
Se sugiere que la estructura del documento esté muy alineada con los criterios del artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015, es decir, que sea fácilmente identificable que en la revisión se abordaron los 24 elementos correspondientes al requisito legal. Es posible que algunos elementos sean muy similares a otros, sin embargo, se recomienda ser explícito en los ítems abordados y no tener supuestos al momento de su redacción, es preferible repetir información que exponerse a una no conformidad por no encontrar un tema específico en la revisión.
Condiciones de la revisión por la alta dirección
Con base en el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.31 establecemos las siguientes recomendaciones para la revisión por la Alta Dirección:
Debe realizarse por lo menos una (1) vez al año.
Si la alta dirección cambia, se recomienda que la nueva dirección realice una revisión y confirme o modifique las decisiones tomadas por su antecesor.
Es independiente del tamaño de la empresa
Toda organización debe tener una revisión por la Alta Dirección, independiente de si hay uno o mil empleados o si no los hay; si se vinculan contratistas o trabajadores independientes; en general siempre se debe tener la revisión por la Alta Dirección, no hay excepciones pues se trata de un requisito legal.
La revisión debe evidenciar el nivel de cumplimiento
Dado que de la revisión parten las decisiones más relevantes en el SG-SST, la norma exige que el documento de la revisión incluya, a modo de justificación, en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo en la organización.
Se debe establecer en qué medida se controlan los riesgos
Una relación de riesgos y el resumen de sus indicadores de control, es un dato soporte de gran apoyo en el ejercicio de la revisión por parte de la Alta Dirección.
La revisión por la Alta Gerencia es integral y programática.
La norma indica que la revisión “no debe hacerse únicamente de manera reactiva sobre los resultados (estadísticas sobre accidentes y enfermedades, entre otros), sino de manera proactiva y evaluar la estructura y el proceso de la gestión en seguridad y salud en el trabajo.” pues es el vehículo a través del cual la Alta Gerencia conoce de manera concreta el estado de la implementación del Sistema, los riesgos, la prevención y los resultados obtenidos.
