Una gran variedad de herramientas de comunicación son utilizadas para la comunicación externa e interna. Muchos de estos se analizan acontinuación y siempre surgen nuevas herramientas para resolver las necesidades empresariales.
Correo
Incluso con todos los métodos modernos de comunicación, el correo postal regular sigue siendo una herramienta poderosa para un negocio. Agrega un toque personal, y es frecuentemente utilizado para enviar documentos y contratos de manera segura, así como para entregar artículos comprados a los clientes. Una forma conveniente de manejar el correo desde su propia casa u oficina es a través de una cuenta usps.com o Stamps.com (en los EE. UU.), que le permite imprimir las guías desde su propia computadora. Si está enviando correo internacionalmente, hay varios operadores disponibles. Asegúrese de averiguar qué operadores son más confiables en cada región donde realiza sus negocios. Puede comparar los costos para obtener la mejor combinación de precio, fecha de entrega y opciones de seguimiento.
Correo electrónico
Aunque es posible que ya tenga una cuenta de correo electrónico personal que utiliza, tener un correo electrónico empresarial será de utilidad para comunicarse con clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Verificar el correo electrónico a diario es fundamental. Hay muchas funciones de correo electrónico disponibles dependiendo del tipo de cuenta que tenga. Por ejemplo, para algunas cuentas, puede monitorear el correo electrónico y recibir una notificación cuando el destinatario lo lea. También puede posponer el envío de correos electrónicos de salida, filtrar los correos electrónicos de entrada y configurar respuestas automáticas con diferentes tipos de cuentas. Las plataformas para el alojamiento de correo electrónico incluyen Gmail, Outlook y Yahoo. También hay otros. Por un costo adicional, estas plataformas configurarán su propia dirección de correo electrónico empresarial. Por ejemplo, puede alojar jsmith@sunegocio.com en una de las plataformas de correo electrónico pagando una tarifa adicional.
El correo electrónico tambien es una herramienta de comunicación muy poderosa para llegar a sus clientes y clientes potenciales. La sesión de Mercadeo de MOBI proporciona más detalles sobre cómo puede utilizar el mercadeo por correo electrónico para su negocio, incluyendo las campañas de difusión, las campañas de goteo y la automatización del correo electrónico. Hay una variedad de herramientas y servicios de mercadeo por correo electrónico que pueden ser útiles para su negocio, incluidos Mailchimp, Constant Contact, HubSpot, Zoho Campaigns, MailerLite y más.
Teléfonos
La piedra angular de la comunicación empresarial, tanto externa como interna, puede ser su teléfono. Existen muchos tipos de teléfonos, y sólo usted puede decidir qué tipo se adapta mejor a sus necesidades. Incluso el teléfono estándar (fijo) que está instalado en su oficina, tiene muchas opciones. Aunque puede ser posible que ya tenga una línea telefónica, debería comenzar con al menos una línea adicional que sea exclusiva para su negocio. Esta línea debe tener la capacidad de recibir mensajes en el caso de que no se responda personalmente. A continuación algunos consejos para su línea telefónica:
Es importante tratar el teléfono como una herramienta de negocios. Responda su teléfono de manera oportuna (dentro de tres timbres si es posible). Siempre identifíquese cuando responda. Grabe un mensaje de correo de voz que identifique el número, proporcione información breve acerca de su negocio e indique cuándo devolverá la llamada. Luego, revise continuamente su correo de voz para devolver las llamadas rápidamente.
Tenga una línea por separado para su negocio de su línea personal. No permita que los miembros de la familia contesten o utilicen el teléfono de la empresa. Instale todas las líneas telefónicas adicionales necesarias antes de comenzar.
Cuando deje mensajes telefónicos, indique claramente el nombre y el número de teléfono de su negocio al principio y al final del mensaje.
¡Sea cortés en el uso del teléfono celular! La cortesía en el negocio incluye evitar ser interrumpido por llamadas telefónicas, mensajes de texto o correos electrónicos cuando se encuentra en una reunión o durante un almuerzo de negocios.
Teléfonos fijos
El teléfono fijo es el sistema telefónico que utiliza un cable físico para la transmisión. Puede tener un teléfono fijo en su hogar, su oficina o en una ubicación de teléfono público. Si el Internet no es confiable, aún podrá usar su teléfono fijo porque se basa en una tecnología diferente para la comunicación. Hay muchos servicios disponibles para teléfonos fijos. Si ya cuenta con un teléfono fijo existente y le gustaría agregar servicios adicionales como correo de voz, líneas adicionales y llamadas en conferencia, asegúrese de investigar las opciones que ofrece su proveedor de servicios y sus competidores. Es posible que no tenga que cambiar de compañía telefónica para obtener las funciones que desea.
Teléfonos celulares/teléfonos móviles
El teléfono celular, también llamado teléfono móvil, se usa para comunicaciones móviles. Existen numerosos operadores / proveedores y planes de servicio. Muchos operadores tienen planes diseñados para pequeños negocios que incluyen opciones que combinan funciones populares y patrones de uso que los hacen muy rentables. Asegúrese de hacer preguntas sobre sus necesidades específicas antes de seleccionar al proveedor y su plan de servicio. Comprenda la duración y los términos de su contrato. Muchos pueden ser de dos años o más. Considere qué tipo de comunicación utilizará más para su negocio: conversaciones telefónicas, mensajes de texto o datos. Investigue los planes que tienen acceso ilimitado en su área clave para comparar los precios.
Cuando su uso o necesidades cambien, no dude en solicitar información sobre los planes que se ajusten mejor a su nuevo conjunto de requisitos. Tenga en cuenta que hay cargos considerables por cancelar anticipadamente su contrato.
Teléfonos inteligentes
Un teléfono inteligente es un teléfono celular que ofrece capacidades avanzadas con funcionalidad similar a la de una computadora. Un teléfono inteligente incorpora funciones como correo electrónico, internet y redes sociales. Los teléfonos inteligentes son capaces de enviar mensajes de texto e incluyen una cámara con capacidad de video.
Fuera de la oficina, un teléfono inteligente puede ser una herramienta valiosa de trabajo para los negocios. De hecho, si no tiene una oficina o trabaja desde su casa, un teléfono inteligente puede ser su oficina. Con un teléfono inteligente se puede usar el correo electrónico, acceder a Internet, revisar, editar o escanear documentos, usar el GPS, aceptar y realizar pagos, y usar una multitud de aplicaciones (apps) para hacer casi cualquier cosa. Los teléfonos inteligentes más populares son el iPhone de Apple (iOS), Samsung Galaxy (Android) y Google Pixel (Android), pero cada día surgen nuevos modelos en el mercado. Cada uno tiene diferentes cualidades que necesitará tener en cuenta en las necesidades de su negocio.
Llamadas por internet: Google Voice y Otros
Las llamadas por Internet son una forma de hacer llamadas telefónicas a través de Internet. Esto también se puede conocer como voz sobre protocol de Internet o VoIP. Hay varios proveedores de llamadas por internet. Google Voice es el más popular y es gratuito. Google Voice proporciona correo de voz, servicio de mensajes cortos (SMS) y mensajes de texto, y un número de teléfono local. Los usuarios pueden enviar mensajes de texto gratis, personalizar su correo de voz, leer la transcripción del texto del correo de voz y más. Los usuarios pueden hacer o recibir llamadas o mensajes de texto desde su computadora o desde su teléfono inteligente móvil. El servicio de correo de voz de Google ahora está disponible de manera gratuita para todos los usuarios de Gmail. Hay muchos proveedores de llamadas por Internet, y cada uno proporciona un servicio por una tarifa mensual con diferentes funcionalidades, capacidades, fortalezas y debilidades.
Las llamadas por Internet pueden ser una solucion alternativa asequible para que los negocios investiguen si se necesitan nuevas funciones. Por ejemplo, si se necesitan varias líneas, retención de llamadas, llamada en espera y conferencias telefónicas, las llamadas por Internet pueden ser una solución asequible.
SMS/Mensajes de texto
Aunque no todos los teléfonos móviles son teléfonos inteligentes capaces de enviar y recibir videos y fotos, casi todos los teléfonos móviles pueden recibir mensajes SMS (servicio de mensajes cortos). Estos son textos de menos de 160 caracteres que consisten solo en letras, números y símbolos. La mensajería SMS y los mensajes de texto en general son una forma poderosa para comunicarse. La mensajería SMS y los mensajes de texto proporcionan comunicación uno a uno. A medida que más y más personas adoptan teléfonos móviles, hay más oportunidades de conectarse directa y personalmente con los usuarios de teléfonos móviles (¡que podrían ser sus clientes!).
Los negocios pueden usar mensajes SMS como una forma de recordar a sus clientes sobre las rebajas, ofertas de productos y otros anuncios. Es importante tener en cuenta que los clientes deben optar por recibir mensajes de texto SMS y que es ilegal que los negocios envíen mensajes SMS a los clientes que no se hayan suscrito. Los negocios pueden animar frecuentemente a los clientes a suscribirse al ofrecerles algo a cambio. Por ejemplo, un negocio de perritos calientes podría conseguir que los clientes participen en su campaña de marketing por SMS ofreciéndoles $5 de descuento en su próxima comida por enviar un código de texto a su número de campaña de SMS especializado. Las grandes compañías pueden contratar los servicios de una compañía de mercadotecnia de mensajes de texto en línea para administrar estas campañas de mercadeo y proporcionarles un código de número de teléfono corto que los clientes utilicen para suscribirse a la campaña. Los pequeños negocios podrían también permitir que los clientes se registren para recibir mensajes de texto, de la misma manera que pueden suscribirse a una lista de correo/correo electrónico y enviar mensajes directamente.
Planes Celulares y de Datos
Existen dos tipos principales de planes de telefonía móvil: prepago y pospago. El prepago le permite pagar a un operador de telefonía móvil o proveedor de servicios por adelantado por los servicios móviles, y debe recargar sus minutos o datos cuando se agoten. Tenga en cuenta que los cargos excedentes por minutos o datos utilizados que sobrepasen su plan pueden facturarse a una tarifa más alta. Deberá entender si es posible superar su monto de prepago y qué cargos adicionales podrían imponerse. Los planes de pospago le permiten firmar un contrato con un operador de telefonía móvil para diferentes tipos de servicios móviles, y usted paga por esos servicios al final del mes. Los minutos o datos no utilizados pueden transferirse o no de un mes al siguiente, lo que significa que debe pagar sus minutos o datos cada mes, ya sea que los use todos o no.
Sea cual sea el plan que elija, asegúrese de comprender los términos. Puede haber recargos por cancelar su contrato antes de tiempo. Debe pensar en las necesidades de su negocio antes de decidir un plan de servicio móvil así como si desea pagar por adelantado o al final del mes.
Videoconferencias y Conferencias Web
Las videoconferencias proporcionan una forma de tener reuniones cara a cara sin los gastos de viaje. Proporcionan una forma más personal de comunicarse tanto externamente con clientes y socios como internamente con miembros del equipo o empleados quienes posiblemente trabajan fuera de la oficina.
Las tecnologías de videoconferencia transmiten y reciben imágenes y voz en tiempo real de manera que puede tener una "reunión cara a cara". La conferencia web agrega otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones durante su reunión en línea. Ambas opciones le permiten la flexibilidad de tener reuniones uno a uno o conferencias con múltiples asistentes. Ver expresiones faciales y señales no verbales durante las discusiones y negociaciones comerciales cruciales puede ser invaluable para su negocio.
Algunas herramientas comunes para videoconferencias y conferencias web se mencionan a continuación. Estas herramientas se ofrecen en diferentes niveles e importes de precio, aunque hay algunas a las que puede acceder de manera gratuita. Algunos ejemplos de herramientas para videoconferencias y conferencias web incluyen:
Visite el resumen de “Mejor software de videoconferencia” de PC Magazine para comparar diferentes opciones.
Sitios de Redes Sociales
Si usted es miembro de un sitio de redes sociales o utiliza las redes sociales, sabe que estas plataformas son populares para los negocios que los utilizan para la mercadotecnia. Una red social es una comunidad en línea compuesta por individuos u organizaciones unidos por intereses comunes. Las redes sociales basadas en Internet se producen a través de una variedad de plataformas de sitios web que permiten a los usuarios con intereses similares compartir contenido e interactuar en línea. Algunos sitios populares de redes sociales incluyen Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest, YouTube, TikTok y muchos otros.
Al crear o unirse a redes sociales para su negocio, o los intereses de su negocio, puede construir relaciones con clientes actuales y futuros. Es una forma completamente nueva de mercadeo, aprovechando la popularidad y las conexiones de estos sitios de redes sociales. Es una manera de construir relaciones con sus clientes y clientes potenciales. Por ejemplo, existen redes sociales en línea para negocios, celebridades, políticos e intereses como viajes, decoración del hogar, cocina y ejercicio, por nombrar algunos. Puede publicar contenido, como información útil o actualizaciones sobre sus productos o servicios. A estas redes y grupos, puede proporcionar información de manera rápida y económica a muchos seguidores a la vez. Es una forma poderosa de conectarse con personas y compartir información sobre su negocio de una manera conveniente y eficiente.
Muchos negocios siguen una estrategia de redes sociales en sus esfuerzos de mercadotecnia. La mercadotecnia en redes sociales es una forma relativamente económica para alcanzar a segmentos de clientes específicos que cree que estarán interesados en su producto o servicio. Para tener éxito se requiere un esfuerzo constante y participación a lo largo del tiempo. Un error que cometen los negocios es lanzarse y publicar frecuentemente al inicio, pero después no mantienen el esfuerzo por mucho tiempo. Es mejor empezar a un ritmo que se pueda mantener, ya sea una vez al mes, una vez a la semana o una vez al día. Si descubre que tiene más contenido para publicar, siempre puede hacer más. Una advertencia en las redes sociales de Internet: una vez que publica algo, es difícil retirarlo, así que sea cuidadoso con sus publicaciones. Siempre sea consciente de cómo una publicación representará y refleja su negocio. También es una buena idea tomar en cuenta que sus redes sociales personales también pueden ser visitadas por clientes potenciales, socios, inversores y empleados.
Herramientas de colaboración en línea
El mundo está a nuestro alcance cuando se trata de poder trabajar en línea dentro de nuestro negocio, con socios, proveedores y/o clientes/consumidores. Desde mensajes hasta chats grupales, videoconferencias, intercambio de archivos, colaboración de documentos, aprendizaje electrónico y más, casi todo es posible desde su dispositivo. Además de las herramientas y recursos discutidos anteriormente, a continuación se presentan algunas ideas y ejemplos de herramientas que pueden ser usadas dependiendo de sus objetivos.
G-Suite
Google ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Usando Google Docs (documentos), puede desarrollar un documento que puede ser editado por múltiples personas en diferentes ubicaciones (o todas dentro de la misma sala de conferencias) en tiempo real y al mismo tiempo. Otros productos de G-Suite funcionan de la misma manera: Google Sheets (hojas de cálculo), Google Slides (presentaciones) y Google Drive (almacenamiento), por ejemplo. Puede crear y administrar sus documentos en un sistema de archivo que puede ser propiedad de una persona o compartido entre un equipo. Google Calendar (calendario) se ha convertido en una forma popular para organizar su propio horario, así como para programar reuniones entre miembros de diferentes organizaciones o negocios.
Office 365 / Office en línea
Microsoft también ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Office 365 incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype y otras aplicaciones. El paquete de Office 365 no es gratuito. Microsoft Online ofrece una variedad de programas basados en la nube de forma gratuita.
Herramientas de mensajería
Las herramientas de mensajería permiten el chat en línea y la mensajería instantánea entre individuos o equipos. Algunos también ofrecen el uso compartido de archivos, almacenamiento de archivos, videollamadas, historial de mensajes de búsqueda, visualización de imágenes y creación de encuestas. Algunas de estas herramientas se integran con Google Drive, Facebook, Dropbox y otros programas y aplicaciones. Algunos ejemplos son:
Puede visitar el artículo de Small Business Trends titulado “30 Instant Messaging Apps Your Business Could Use” o el artículo de Business News Daily, “14 Chat Tools for Small Business” para obtener más información sobre estas y otras opciones.
Aplicaciones y Programas de Calendarios en línea y compartidos
Las herramientas de calendario en línea y compartidas son maravillosas para administración del tiempo y programar reuniones con otros. Algunos ejemplos incluyen, pero no se limitan a:
G2 es un mercado de software donde puede conocer y comparar muchos productos. Visite su lista de herramientas de calendario compartido y en línea para ver los productos en esta categoría.
Aplicaciones y Programas de Administración de Tareas
Las aplicaciones de administración de tareas permiten a los usuarios administrar sus tareas desde su teléfono inteligente, tableta, computadora o reloj inteligente. Muchas son gratis; funciones de colaboración adicionales están disponibles en versiones pagadas. Son una excelente manera de dar seguimiento a su progreso y proyectos, ya sea trabajando en ellos individualmente o en equipo. Algunos ejemplos incluyen:
La publicacion en linea Geekflare tiene una lista de 11 productos de software de tareas gratuitos y las busquedas en Internet también pueden proporcionar otras opciones.
Contrato Electrónico y Software de Firma Electrónica/Firma Digital
Si su negocio tiene transacciones y acuerdos con otros negocios, puede ser útil disponer de una forma segura de preparar, compartir y firmar estos documentos a través de Internet. Algunas herramientas que brindan esta capacidad incluyen:
Hay una variedad de otras herramientas de productividad y comunicación que quedan fuera de estas categorías que pueden ser útiles para su negocio. Algunas de estos incluyen:
Tango: Captura flujos de trabajo con capturas de pantalla para crear guías paso a paso útiles para la instrucción y otros fines.
Grammarly: Ofrece ayuda para la redacción.
Scribe: Registra procesos de flujo de trabajo para procedimientos operativos y fines de capacitación.
Canva: Le permite crear un diseño gráfico de alta calidad para redes sociales, presentaciones y más.
Visite también las herramientas favoritas de MOBI en nuestra página de recursos y herramientas para obtener más informacion.
